Cuando se va introducir la información sobre un centro educativo, debe empezarse por indicar cuántos niveles tiene, cuántos grupos o secciones por nivel, qué días se labora, el número máximo de lecciones laboradas y el número típico de lecciones laboradas.
orario crea entonces un árbol con toda esta información. En las hojas de este árbol se despliega el horario de cada sección. En esta parte el usuario puede hacer modificaciones más puntuales sobre la disponibilidad de horas en las que se puede recibir lecciones. En la Fig.1.8 se muestran las pantallas correspondientes a la captura de la información de los profesores y la pizarra o matriz que almacena el horario en proceso. Sobre cada profesor se debe indicar en cuáles días y horas puede atender su carga académica. Una vez hecho esto, en una tabla de 10 filas (máxima cantidad de materias que puede impartir), se debe indicar el nombre de la materia, nivel, secciones que debe atender, número de lecciones semanales, observaciones importantes sobre esa materia, etc. Este módulo permite detectar situaciones extrañas o bien inconsistencias, como por ejemplo, que una misma sección sea atendida por más de un profesor, que en un grupo, una materia tenga más lecciones que en otra, siendo esta del mismo nivel. Se minimiza la cantidad de digitación al permitir al usuario escoger los datos a partir de algunos menúes.
Figura 1.8: Información de los profesores y pizarra pra almacenar el horario.
En el módulo de captura de información del profesor se puede también realizar asignación de horario tanto manual como automáticamente. Esto le permite al usuario focalizar la atención en algún caso especial. La matriz o pizarra mostrada en la Fig.1.8 será para muchos las versión informatizada de una pizarra de madera que se emplea para registrar la construcción de un horario. La matriz luce como una hoja tipo MS-Excel con la ventaja de que con solo dar click derecho en una casilla tiene toda la información necesaria para realizar una asignación, por ejemplo cuántas lecciones de cada materia se han asignado en esa sección, qué profesores podrían ser asignados ahí, efectuar el mantenimiento de la pizarra (borrado de filas, columnas, reinicio), solicitar una asignación automática, averiguar qué profesores se encuentran a esa hora con alguna materia asignada, etc. Es importante aclarar que cada modificación que se realiza en cualquiera de los módulos se refleja en los demás de manera inmediata. Es decir el usario no está obligado a hacer múltiples modificaciones.
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